ไขข้อข้องใจ ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลต่างกันอย่างไร และใช้อย่างไร
สำหรับผู้ประกอบการหลายท่าน คงเคยสงสัยว่า "ใบแจ้งหนี้" (Invoice) และ "ใบวางบิล" (Bill) มีความแตกต่างกันอย่างไร และควรใช้เอกสารใดในสถานการณ์ไหน วันนี้ ByteHR จะมาไขข้อข้องใจนี้ให้ทุกท่านได้เข้าใจอย่างชัดเจน
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อเพื่อแจ้งยอดเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับแล้ว โดยทั่วไปจะออกใบแจ้งหนี้หลังจากส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว
ลักษณะสำคัญของใบแจ้งหนี้:
เป็นการขายเชื่อ - ลูกค้าจะชำระเงินภายหลัง
มีเครดิตเทอม - กำหนดระยะเวลาการชำระเงิน เช่น 30 วัน, 60 วัน
เป็นหลักฐานการเรียกเก็บเงิน - ใช้ติดตามลูกหนี้
ออกหลังการส่งมอบ - สินค้าหรือบริการถูกส่งมอบแล้ว
ข้อมูลที่ควรมีในใบแจ้งหนี้:
หมายเลขใบแจ้งหนี้ (Invoice Number)
วันที่ออกใบแจ้งหนี้
วันที่ครบกำหนดชำระ (Due Date)
รายละเอียดสินค้า/บริการ
จำนวนเงินรวม
เงื่อนไขการชำระเงิน
ใบวางบิล (Bill) คืออะไร?
ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายนำเสนอให้ผู้ซื้อเพื่อเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่กำลังจะซื้อหรือได้รับแล้ว โดยปกติจะชำระเงินทันทีหรือภายในระยะเวลาอันสั้น
ลักษณะสำคัญของใบวางบิล:
เป็นการขายสด - ชำระเงินทันทีหรือภายในระยะเวลาสั้น
ไม่มีเครดิตเทอม หรือมีระยะเวลาชำระสั้นมาก
เป็นการเรียกเก็บเงินทันที
ออกก่อนหรือพร้อมการส่งมอบ
ข้อมูลที่ควรมีในใบวางบิล:
หมายเลขใบวางบิล
วันที่ออกใบวางบิล
รายละเอียดสินค้า/บริการ
จำนวนเงินที่ต้องชำระ
วิธีการชำระเงิน
ความแตกต่างหลักระหว่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิล
ประเด็นเปรียบเทียบ | ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | ใบวางบิล (Bill) |
ลักษณะการขาย | ขายเชื่อ | ขายสด |
ระยะเวลาชำระ | มีเครดิตเทอม (30-90 วัน) | ทันทีหรือระยะสั้น |
การออกเอกสาร | หลังส่งมอบสินค้า/บริการ | ก่อนหรือพร้อมส่งมอบ |
วัตถุประสงค์ | ติดตามลูกหนี้ | เรียกเก็บเงินทันที |
ความซับซ้อน | ซับซ้อนกว่า (มีเงื่อนไข) | ง่ายกว่า (ชำระทันที) |
เมื่อไหร่ควรใช้ใบแจ้งหนี้?
เหมาะสำหรับธุรกิจที่:
ขายสินค้าเป็นจำนวนมาก หรือมีมูลค่าสูง
มีลูกค้าเป็นองค์กร หรือบริษัท
ให้บริการแบบต่อเนื่อง เช่น บริการ HR, บริการทำความสะอาด
ต้องการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ระยะยาว
มีการขายเชื่อเป็นปกติ ในอุตสาหกรรมนั้น
ตัวอย่างธุรกิจ:
ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ
บริษัทให้บริการ IT
บริษัท HR Outsourcing
ผู้รับเหมาก่อสร้าง
เมื่อไหร่ควรใช้ใบวางบิล?
เหมาะสำหรับธุรกิจที่:
ขายสินค้าราคาไม่สูงมาก
มีลูกค้าเป็นคนทั่วไป หรือร้านค้าเล็ก
ต้องการเงินสดทันที เพื่อการดำเนินงาน
สินค้าหรือบริการที่ใช้ทันที
ธุรกิจค้าปลีก หรือบริการรายวัน
ตัวอย่างธุรกิจ:
ร้านอาหาร
ร้านค้าปลีก
บริการซ่อมแซม
ธุรกิจออนไลน์
ข้อดีและข้อเสียของแต่ละแบบ
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ข้อดี:
สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
เพิ่มโอกาสในการขายมากขึ้น
เหมาะกับลูกค้าองค์กร
สามารถขายสินค้ามูลค่าสูงได้
ข้อเสีย:
มีความเสี่ยงจากลูกหนี้เสีย
ต้องมีระบบติดตามหนี้
กระแสเงินสดไม่แน่นอน
ต้องใช้เวลาในการเก็บหนี้
ใบวางบิล (Bill)
ข้อดี:
ได้เงินสดทันที
ไม่มีปัญหาลูกหนี้เสีย
กระแสเงินสดแน่นอน
ง่ายต่อการจัดการ
ข้อเสีย:
อาจสูญเสียลูกค้าบางราย
จำกัดการขายสินค้าราคาสูง
แข่งขันกับคู่แข่งที่ให้เครดิตได้ยาก
เคล็ดลับในการเลือกใช้
พิจารณาจากลูกค้า:
ลูกค้าองค์กร/บริษัท → ใบแจ้งหนี้
ลูกค้าทั่วไป → ใบวางบิล
พิจารณาจากสินค้า:
สินค้ามูลค่าสูง → ใบแจ้งหนี้
สินค้าราคาไม่สูง → ใบวางบิล
พิจารณาจากกระแสเงินสด:
ต้องการเงินสดทันที → ใบวางบิล
สร้างความสัมพันธ์ระยะยาว → ใบแจ้งหนี้
การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับใบแจ้งหนี้:
ติดตามวันครบกำหนด อย่างสม่ำเสมอ
ส่งการแจ้งเตือน ก่อนครบกำหนด
มีระบบติดตามลูกหนี้ ที่ชัดเจน
กำหนดนโยบายเครดิต ที่เข้มงวด
สำหรับใบวางบิล:
ออกเอกสารทันที เมื่อขายสินค้า
เก็บรักษาสำเนา อย่างเป็นระบบ
บันทึกบัญชี อย่างถูกต้องทันที
ตรวจสอบการรับเงิน ให้ครบถ้วน
บทสรุป
ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลต่างมีจุดประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน การเลือกใช้เอกสารที่เหมาะสมจะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น มีกระแสเงินสดที่ดี และสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้า
สำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดการระบบ HR และเอกสารทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ ByteHR พร้อมให้คำปรึกษาและโซลูชันที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่
อยากติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับต่างๆ สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ รวมทั้งเรื่องการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือถ้าคุณอยากเริ่มใช้โปรแกรม HR แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มยังไงดี หรือฟังก์ชันต่างๆ จะตอบโจทย์บริษัทคุณมั้ย ลองปรึกษา ByteHR ฟรีได้ที่ 02 026 3297 หรือส่งอีเมลมาที่ sales@byte-hr.com
